Gestão de Documentos Eletrônico: Saiba se sua empresa necessita?
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Antes de mais nada, você sabe o que é GED – Gestão Eletrônica de documentos?
Gestão Eletrônica de documentos é uma forma digital de armazenar adequadamente informações para o bom funcionamento de uma empresa.
Essa gestão pode ser feita internamente, terceirizada ou optar por uma organização digital. Mas como identificar que a empresa precisa da gestão de documentos?
Nesse artigo, iremos apresentar três aspectos que farão você pensar se realmente precisa ou não, digitalizar seus documentos.
1. Acúmulo desorganizado de documentos
Se não há mais lugar para armazenar seus documentos, você realmente precisa pensar na opção de digitaliza-los. Dessa forma, você terá mais espaço físico e irá reduzir seus custos com impressões e papéis.
2. Ineficiência administrativa
Quando os documentos estão desorganizados, a produtividade dos colaboradores é afetada e o rendimento do setor diminui drasticamente. Já com os documentos digitalizados, a dinâmica da empresa muda e consequentemente gera mais resultados.
Pode parecer simples, mas só quem lida com papéis, diariamente, sabe como é difícil administrar os documentos, de forma manual, e depois encontra-los.
3. Segurança
A informação é um dos bens mais preciosos de uma empresa e deve ser tratada como tal. Você já sentiu falta de algum documento, o qual pode ter sido perdido, extraviado ou pior, se deteriorado e você não conseguiu identifica-lo?
Esse é o perigo de administrar documentos e guarda-los. No começo são poucos papéis, mas com o decorrer do tempo, as quantidades aumentam e o perigo de perda é alto.
Já com a gestão eletrônica de documentos, não existe essa possibilidade, pois eles estarão seguros e organizados, permitindo que você tenha fácil acesso e praticidade na procura por qualquer arquivo digitalizado.
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