Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais
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Por que você deve ter interesse em fazer e manter registros de reuniões?
Tudo o que acontecer, e ficar decidido em uma reunião, deve constar na ata.
Há vários motivos, veja quais se encaixam em seu contexto pessoal:
- Como documento legal. Se for este o seu caso, dê bastante atenção à formalidade do documento, incluindo especialmente todas as assinaturas. Pode servir como base para garantir compromissos assumidos, ou mesmo para se defender em caso de acusações.
- Como simples registro. Daqui a 6 meses, pode ser interessante saber quem disse cada trecho, e quando. Se for esta a intenção, e a intenção for o uso administrativo e interno, em uma organização saudável, pode ser possível dispensar formalidades e até mesmo assinaturas.
- Como instrumento de acompanhamento e cobrança. Especialmente em grupos de trabalho. É importante registrar na ata quem ficou responsável por cada tarefa definida em uma reunião. Assim, cada um dos participantes terá clareza do que precisará fazer, e a desculpa do “eu não sabia” não vai colar na próxima reunião!
Faça da ata de reunião a grande aliada de sua gestão.
Conheça o sistema para gerenciamento de reuniõs QUALIMEET, com ele você pode gerenciar suas reuniões desde o agendamento que faz o envio de convites para os participantes que podem agendar em seus calendários particulares (icalendar, google agenda, etc) registrar em ata tudo que foi discutido e após fechamento é feito o envio da ata para todos, tudo de forma pratica e online.
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