Neste tutorial você irá aprender como CRIAR UM NOVO DOCUMENTO NO GED – Gerenciamento Eletronico de Documentos
NOVO DOCUMENTO
Para CRIAR um NOVO Documento, siga os passos abaixo:
MENU> GED > LISTA MESTRA
Clique em [+] NOVO para adicionar um novo documento.
Abrirá a tela para informar os dados do novo documento
ABA GERAL – traz todas as informações necessárias para cadastro do documento no GED
Revisão: na inclusão de um novo documento, o sistema tráz automatico a revisão “0.0” que pode ser alterada, para cada vez que o documento for alterado, será alterado automaticamente a revisão.
Data Revisão: Traz automaticamente a data de inclusão do documento, e quando tiver uma nova revisão será atualizado automaticamente.
Documento Controlado: SIM NÃO
Nome do Documento: Descreva o nome do documento para fins de organização e pesquisa.
Tipo de Documento: Informe o tipo de documento. Os tipos de documentos podem ser cadastrados MENU > CONFIGURAÇÕES> DADOS AUXILIARES > TIPO DE DOCUMENTO. VEJA COMO FAZER no AQUI
Possui Validade: Caso o documento possua validade (exemplo: contratos), selecione SIM, abrirá um campo para que seja terminado a validade em MESES.
Descrição: Informa uma breve descrição do que se trata o documento
Justificativa: Utilizado para novas revisões do documento, deve ser informado uma breve justificativa do que foi alterado no documento.
Selecione o Documento: Aqui você vai selecionar o documento no seu computador e o sistema fará o UPLOAD para o sistema.
ABA SEGURANÇA – Aqui é parametrizado a distribuição do documento por usuario/ colaborador
Departamento/ Colaborador: Seleciona o departamento e o colaborador a ser dado permissão no documento.
Obs> Se o departamento tem muitos colaboradores, é possível selecionar a opção TODOS e definir as regras para esses usuarios. A Opção “Todos” também pode ser aplicada para o departamento. (Veja imagem abaixo)
Opções de distribuição ou segurança:
EXCLUIR – Usuario poderá Reprovar um documento
EDITAR – Usuario poderá editar as configurações de um documento
SEGURANÇA – Usuario poderá alterar a distribuição do documento
APROVAR – Usuario poderá fazer aprovação do documento
DOWNLOAD – Usuario poderá visualizar ou fazer download do documento
Após definir as configurações de distribuição e segurança do usuario clique em “ADICIONAR” e aparecerá abaixo as opções selecionadas, podendo ser alteradas apenas com um “clique” na opção desejada, se “x” vermelho significa que o usuario não tem permissão, se o flag em verde, significa que o usuario tem permissão na opção.
Após definido as configurações de distribuição e segurança clique em SALVAR