Reunião de condomínio: Saiba como tornar a reunião mais organizada e rápida
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Mais do que uma formalidade obrigatória, a reunião de condomínio é um ato importante na administração condominial. Quando ela acontece, o gestor tem a oportunidade de dar transparência ao trabalho que faz, apresentando os relatórios de sua atuação e apontando as conquistas alcançadas e os próximos passos que devem ser dados.
Além disso, o evento também oferece a oportunidade para que os condôminos se manifestem de acordo com uma pauta, criando condições para que todos os aspectos de interesse coletivo sejam debatidos e resolvidos.
Porém, para que a reunião seja verdadeiramente proveitosa e minimamente desgastante é fundamental que ela seja bem organizada e rápida. Confira nesse post o que você pode fazer para alcançar esse patamar ideal.
Prepare e divulgue a pauta da reunião de condomínio
Toda reunião de condomínio deve ter uma pauta bem definida, que fixe os assuntos que deverão ser tratados. Porém, se a pauta não for amplamente divulgada, um tempo precioso da reunião será perdido para clarear aos presentes os temas que serão abordados.
Portanto, cuide para que a pauta seja bem elaborada e para que chegue ao conhecimento de todos os condôminos. Preferencialmente, a divulgação da pauta deve ser feita junto com a convocação da reunião, detalhando cada assunto a ser tratado.
A pauta não deve ser extensa. O ideal é incluir no máximo três assuntos, para que a reunião não fique cansativa. É menos desgastante fazer reuniões mais frequentes e curtas do que reuniões longas e espaçadas.
Os assuntos devem ser bem detalhados e não podem ser genéricos, para não dar margens a discussões improdutivas.
Crie um relatório das despesas
A transparência é uma das melhores qualidades que o síndico de condomínio pode cultivar. Para tanto, é preciso manter relatórios detalhados sobre todas as despesas do condomínio, realizadas com funcionários, materiais, manutenções, obras, contratação de terceiros, entre outras.
Nesse ponto, a contratação de empresas especializadas na prestação de serviços pode ser um facilitador. As boas empresas produzem relatórios próprios, que especificam claramente os custos e a natureza dos serviços que prestam, o que agiliza o trabalho do gestor.
Crie um roteiro para a reunião
Com uma pauta bem definida fica fácil criar um roteiro para a reunião. Nesse roteiro, defina a ordem na qual os temas serão tratados e o tempo que será dedicado a cada um deles.
Cinco minutos para a exposição de cada tema costumam ser suficientes. O mesmo tempo pode ser dado às pessoas que desejam se pronunciar.
Claro que é bastante possível que esse tempo não seja rigorosamente respeitado. Ainda assim, fica estabelecida uma ordem no processo e ela pode dar alguma previsibilidade de duração para a reunião.
Aliás, a reunião e condomínio deve ter hora para começar e para acabar.
Nomeie uma assessoria
Contar com a assessoria de uma pessoa durante a reunião é fundamental. Ela se encarregará de anotar os tópicos que deverão ser incluídos na ata, podendo elaborar o esboço durante a apresentação e o debate dos temas.
Assim, o resultado será muito mais preciso e fácil de alcançar.
Mantenha o controle
De maneira gentil, porém firme, mantenha o controle no decorrer da reunião. Peça aos presentes que evitem conversas paralelas, que desliguem os telefones e que não saiam da pauta.
Assuntos que extrapolarem ao que estiver especificado no roteiro não deverão ser tratados naquele momento. Da mesma forma, desde que não estejam novamente inseridos na pauta, assuntos de reuniões anteriores não podem ser novamente abordados.
Agora que você já sabe como fazer uma reunião de condomínio organizada e rápida, que tal conhecer um software em nuvem que pode te ajudar desde o agendamento, convidar participantes, registrar ata, plano de ação, e muito mais.
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